O final do ano se aproxima, as despesas aumentam, mas a sua empresa não se preparou: o que fazer? Veja neste artigo o que é preciso para fechar 2016 no azul e começar 2017 de forma mais organizada, aprendendo sobre provisão para o 13º salário e sua importância contábil.

Calculadora à mão para o final de ano

Quem tem seu próprio negócio sabe que o final do ano é um período de gastos extras. Além de ser uma época na qual tradicionalmente os colaboradores saem de férias, contratos se aproximam do término e há uma gratificação importante a quitar: estamos falando do 13º salário.

Se você não se preparou em 2016 para o pagamento desse benefício, tem um problema a resolver em curto prazo – o que, aliás, faz parte da rotina de metade dos empreendedores brasileiros.

Segundo apurou o Termômetro ContaAzul – 3ª edição, 51,21% dos pequenos empresários participantes do estudo não planejaram os recursos necessários para as despesas de final de ano ou não acreditam que conseguirão reuni-los a tempo. Já aqueles que responderam que já têm a reserva financeira suficiente para arcar com esse tipo de gasto somam apenas 22,31%.

Quem se encontra nessa situação não tem tempo a perder – até o próximo mês, precisa acertar a primeira parcela do 13º. Então, pegue a calculadora e faça as contas.

Como calcular o 13º salário

A gratificação é devida de forma proporcional ao tempo de serviço do colaborador, considerando que 15 dias de trabalho já somam um mês integral. O equivalente a 50% do benefício deve ser pago entre fevereiro e novembro, ou durante as férias se solicitado em janeiro. O restante deve ser quitado até 20 de dezembro.

A fórmula é a seguinte: valor corresponde à remuneração do funcionário em dezembro dividido por 12 e multiplicado pelo número de meses trabalhados no ano.

Por exemplo, se ele tiver o salário fixo de R$ 1.500 e trabalhou 10 meses em 2016, a conta será: 1.500 / 12 = 125 x 10 = 1.250. Ou seja, o 13º devido nesse caso será de R$ 1.250,00.

Já quando a remuneração varia em razão do pagamento de comissão ou horas extras, por exemplo, a base de cálculo será diferente, resultando da soma daquilo que é fixo (como o salário base) a uma média do que é variável (somando os valores e dividindo pelo número de meses).

Por exemplo, se o colaborador acumulou R$ 960,00 de valores variáveis nos oito meses em que esteve a serviço da empresa, isso dá uma média de R$ 120,00, que devem ser acrescidos ao seu salário. Supondo que ele recebia o valor fixo de R$ 880,00, a base de cálculo então será de R$ 1.000.

Assim, o 13º resultará da seguinte conta: 1.000 / 12 = 83,33 x 8 = 666,64. Ou seja, o 13º devido será de R$ 666,64.

Calcule também os tributos

Agora que já sabe calcular o valor devido como 13º salário para cada colaborador, já pode estimar quanto dinheiro falta em caixa para cobrir essa despesa, certo? Ainda não. É preciso lembrar que a lei prevê o recolhimento da Contribuição Previdenciária e do Imposto de Renda na última parcela, em dezembro, além do FGTS em cada parcela paga.

• FGTS: 8% da empresa
• INSS: aplicar tabela da Previdência Social, com 8%, 9% ou 11% descontados do empregado
• IR: aplicar alíquotas progressivas de desconto do empregado que ganha acima do valor estabelecido na legislação.

Para não restar dúvidas nos cálculos da gratificação e também no recolhimento dos tributos, consulte seu contador, que poderá orientá-lo conforme o caso.

Vai faltar dinheiro, e agora?

Você fez as contas, identificou que a conta ficou pesada e percebeu que é vítima da própria falta de planejamento? Não é motivo para se orgulhar, muito pelo contrário, mas pode ter solução. Em primeiro lugar, conheça as possibilidades para resolver a questão da melhor forma.

Como não há tempo de sobra, não adianta recorrer a medidas drásticas, como promover cortes que prejudiquem a qualidade do que oferece ou promover ajustes pouco efetivos no seu preço de venda. Ainda assim, tudo o que puder fazer de forma racional e planejada, que reverta em uma mínima poupança, já será útil e importante.

Como já estamos em outubro, um empréstimo bancário pode ser cogitado, mas sempre com muita cautela. A sua pressa está longe de representar o cenário ideal para encontrar boas condições de crédito.

Ainda assim, é preciso buscar no mercado as menores taxas de juros e ainda reduzir ao máximo o número de parcelas. Aproveite o pouco tempo que tem, pesquisando as tarifas junto a diferentes instituições. Começar pelo banco com o qual mantém um relacionamento é uma boa dica, mas avalie se a proposta mais atrativa não está em outra instituição.

Ao buscar crédito, a orientação do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) é saber com precisão de quanto precisa, demonstrar capacidade de pagamento, cumprir com todas as exigências e apresentar os documentos e garantias solicitados – o que pode ser cansativo e burocrático.

Se há algo positivo que resta dessa experiência é o caráter de aprendizado que ela gera. Para o próximo ano, a recomendação é que faça tudo diferente, organizando-se melhor, considerando essa despesa como mais um custo fixo mensal e adequando o seu preço de venda também a partir desse peso no orçamento. Lembre-se: a quantia destinada aos encargos sociais dos colaboradores não pode faltar novamente.

Em 2017, faça a provisão para 13º salário

A provisão para o 13º salário consiste na apropriação mensal dos gastos relativos a essa gratificação na empresa. Funciona como uma reserva financeira, sendo considerada uma boa prática gerencial, na medida que aumenta o rigor do controle sobre as despesas e possibilita melhor planejar o cumprimento das obrigações financeiras.

Além disso, é uma ação adequada do ponto de vista contábil, pois permite o atendimento ao princípio da competência, segundo o qual os valores de entradas e saídas devem ser computados conforme sua incidência, ainda que não haja confirmação de pagamento ou recebimento no referido mês.

Na prática, todos os meses, o valor relativo ao 13º salário é lançado pela contabilidade, tornando mais efetiva a apuração dos resultados. Da mesma forma, são registrados posteriormente os pagamentos da primeira e segunda parcelas da gratificação.

Quando a provisão para o 13º salário é realizada, a empresa melhor se prepara para essa importante despesa e não chega ao final do ano surpreendida por um gasto que pode ser bastante alto, a depender da quantidade de funcionários.

Considerações finais

Como vimos ao longo deste artigo, o pagamento do 13º salário é uma obrigação da qual não se pode fugir. Então, por que deixar de se planejar e tornar tudo mais difícil para a empresa? Como sugestão final, venha conversar com a OCANA Assessoria Contábil e tire suas dúvidas, peça sua orientação para realizar a provisão no próximo ano e chegue a dezembro de 2017 com uma maior tranquilidade financeira.