Garantir a saúde financeira de um negócio exige um trabalho minucioso e em conjunto do departamento financeiro com o contador. As atividades exercidas por ambos são direcionadas para o controle de todo o capital monetário de uma empresa, garantindo que a origem e o destino dos recursos sejam conhecidos com precisão. Nesse sentido, uma ação de extrema importantância, inclusive para micro e pequenas empresas (MPEs), é o fechamento mensal. Realizado no início de cada mês com informações sobre o anterior, ele permite a elaboração de uma estratégia eficaz para o crescimento corporativo.
De forma simplificada, o setor financeiro funciona como um filtro para o escritório de contabilidade. É ele que reúne os documentos, como notas fiscais, comprovantes de pagamento e recebimento, por exemplo. Aos contadores cabe, então, analisar os dados, conferindo se estão corretos, e lançar o resultado final no fechamento para, em seguida, retornar ao financeiro. Apenas com a análise do fechamento mensal é que são feitas (ou refeitas) as projeções para os meses seguintes e que as informações são apresentadas para a diretoria realizar ou adaptar o planejamento estratégico.
O objetivo é, portanto, identificar e discriminar todas as operações de forma correta, de modo que cada uma delas seja examinada e computada no Balanço Patrimonial, na DRE (Demonstração de Resultados do Exercício) ou mesmo nos dois, dependendo do lançamento a ser feito. É por isso que, quando há alguma divergência ou erro, os contadores interrompem todas as atividades para conferir com o financeiro o que aconteceu e só então finalizar o processo. É o que chamamos de conciliação contábil.
Com essas considerações, não é difícil perceber a importância do trabalho em conjunto entre o financeiro e o contador, concorda? Afinal, um complementa a atividade do outro, garantindo o bom funcionamento do negócio.
O processo para o fechamento mensal
Não é à toa que o contador é considerado um profissional de extrema importância no dia a dia de um empreendimento. Afinal, é ele o responsável pela entrega de obrigações, cálculo de impostos e a geração dos livros obrigatórios. Mas para isso, devem receber todos os documentos que tiveram ou terão algum impacto financeiro ou patrimonial, como por exemplo, gastos e receitas, contratos futuros, notas fiscais ou extratos bancários.
Eles são divididos em categorias, considerando a área com a qual estão relacionados. Portanto, podem ser trabalhistas, fiscais, contábeis ou do controle de estoque. Para facilitar sua compreensão, listamos todos a seguir.
Movimentação trabalhista
Esses documentos têm como base a relação de trabalho — assalariado ou não — com a empresa. Desta forma, dão suporte ao processamento da folha e são escriturados na contabilidade. Além disso, podem ser utilizados para a análise das obrigações acessórias. São eles:
- Guia de impostos ou contribuições: INSS, FGTS, contribuição sindical e outras contribuições;
- Movimentos e recibos: relacionados aos serviços contratados de autônomos e cooperados;
- Recibos de pagamento: salários, pró-labore, férias, vale-transporte e atestados médicos de funcionários.
Movimentação fiscal
Esta é uma das categorias mais importantes, pois qualquer pendência pode causar grandes problemas com o governo. Por isso, é preciso atentar-se para os seguintes documentos:
- Notas fiscais: é preciso guardar e entregar ao contador todas as notas fiscais, sem exceção. Isso inclui as de entrada e de saída de produtos, de prestação e contratação de serviços, de conhecimento de transporte e de compra de bens;
- Notas fiscais de concessionárias: referem-se a serviços, como os de telefonia e energia elétrica;
- Arquivos eletrônicos: são os documentos emitidos em formato digital. Alguns exemplos são: redução Z, arquivos do Sped Fiscal e notas fiscais em formato XML;
- Comprovantes de pagamento dos impostos: é o caso do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), do DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), da GARE (Guia de Arrecadação Estadual) e da GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais).
Movimentação contábil
Os documentos que não estão ligados às áreas trabalhista e fiscal são incluídos na movimentação contábil. São eles que permitem o controle de caixa, tais como:
- Extratos: bancários, de aplicações, cartões de crédito, empréstimos e descontos de duplicatas;
- Arquivos eletrônicos: como extratos em formato OFX e controle de caixa;
- Recibos e contratos: de locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
- Comprovantes diversos: de despesas e de receitas.
Controle de estoque
Por fim, é preciso ter o controle do estoque e manter o Livro Inventário atualizado — a manutenção dele, inclusive, é uma obrigação legal. Essas informações influenciam diretamente nos demonstrativos financeiros e são essenciais na apuração do custo de mercadoria vendida, ou seja, da despesa relacionada à venda de produtos ou transferência de serviços.
O benefício da automatização
Todo empreendedor sabe que tempo vale ouro, portanto, a adoção de tecnologias que tornem os processos internos mais rápidos sem comprometer a qualidade tornou-se fundamental. É nesse sentido que os sistemas de ERP (Planejamento dos Recursos da Empresa ou Enterprise Resource Planning, em inglês) ganharam um importante espaço na rotina corporativa, aumentando a produtividade e gerando valor para os clientes.
Além de automatizar, eles auxiliam no desenvolvimento do fluxo de trabalho, integrando todos os dados gerados pelos diversos setores. E adivinha o resultado disso? O tempo para o fechamento mensal é otimizado. O ERP também é uma importante ferramenta de suporte à gestão, auxiliando a tomada de decisões com maior segurança e confiabilidade. Assim, os resultados são maximizados e os recursos, melhores aproveitados.
O ContaAzul é um exemplo de sistema de ERP que possibilita o controle de processos e finanças. Por ser online, é possível acessá-lo a qualquer hora e em qualquer lugar, de modo que você pode acompanhar melhor as atividades do seu negócio. Ficou interessado? Então aproveite e experimente gratuitamente nosso software! E não se esqueça de entrar em contato caso ainda tenha sobrado alguma dúvida em relação ao fechamento mensal.
Via Blog ContaAzul
