A proposta de um eSocial mais simples, que inicialmente abrangia apenas empregados domésticos, será estendida a todas as empresas do país. E isso já vale a partir do próximo ano. Neste artigo, vamos esclarecer o que muda na rotina do seu negócio para atendimento às obrigações fiscais e trabalhistas.
O que é o eSocial para empresas?
O eSocial para empresas, a ser implantado a partir de 2018, seguirá o mesmo modelo adotado no programa criado há dois anos para a contratação de empregados domésticos. Desde 2015, o envio de informações fiscais e trabalhistas está unificado e deve ser feito eletronicamente.
Para o governo federal, é esperado que o uso desse sistema em todas as empresas do país resulte na redução da sonegação de impostos. Já para os empreendedores, ao menos na teoria, está prevista a diminuição dos custos devido ao uso de um ambiente informatizado e prático.
Cronograma de implantação do eSocial para empresas
- Junho de 2017: Homologação do sistema para testes
- Janeiro de 2018: Início do funcionamento para grandes empresas (com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016)
- Julho de 2018: uso do eSocial por todas as empresas
Como é possível ver pelo cronograma, a expectativa do governo federal é disponibilizar o acesso ao sistema para as pequenas empresas, que são a maioria no país, com um ano de antecedência até que ele seja efetivamente exigido.
Como se isso não fosse o bastante para o empreendedor se preparar para a mudança que está por vir, vale lembrar que ela já vem sendo debatida há alguns anos, tendo o seu cronograma sido adiado diversas vezes.
No entanto, vale se manter atento ao assunto. O governo federal ainda divulgará, em ato específico, qual será o tratamento diferenciado às micro e pequenas empresas dentro daquilo que prevê o eSocial mais simples.
Obrigações previstas no eSocial mais simples
O eSocial para empresas funcionará de forma fácil de entender. Pense em uma plataforma online que concentra informações sobre cada um dos empregados registrados por sua empresa. É um processo semelhante ao que ocorre com o cadastro de clientes em seu sistema de gestão.
Assim, a cada mês, será através dessa plataforma que os empreendedores irão relatar aos órgãos competentes as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas relativas a cada trabalhador contratado com carteira assinada, individualmente.
Não haverá mais formulários e programas separados, conforme a obrigação em questão. O que torna o eSocial mais simples é justamente o preenchimento e envio dos dados por meio de um único ambiente.
A empresa acessa o sistema, registra as informações e ele faz a transmissão dos dados para as autoridades competentes a quem se destinam, o que varia entre a Receita Federal, Ministério da Previdência Social, Instituto Nacional do Seguro Social, Ministério do Trabalho e Emprego e Caixa Econômica Federal.
Outra particularidade do eSocial com a qual o empreendedor já está acostumado está no registro e armazenamento das informações enviadas ao sistema em arquivos XML, da mesma forma que ocorre quando é emitida uma nota fiscal eletrônica (NF-e).
Assim que o arquivo XML é recebido, uma resposta retorna à empresa, confirmando o protocolo de envio, disponibilizando recibo de entrega ou informando uma mensagem de erro.
Ao todo, o sistema permite o registro de 45 diferentes eventos. Veja a seguir quais são algumas das obrigações a serem informadas através da plataforma online do eSocial a partir do próximo ano.
- Admissão e desligamento no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
- Folha de pagamento
- Termo de rescisão de contrato de trabalho
- Alteração da jornada de trabalho
- Alteração de salário do trabalhador
- Comunicação de Acidente de Trabalho
- Afastamento Temporário
- Atestado de Saúde Ocupacional
- Recolhimento do Imposto de Renda Pessoa Física
- Recolhimento da contribuição previdenciária do trabalhador
- Recolhimento da Contribuição Patronal Previdenciária
- Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)
- Recolhimento de indenização compensatória (multa do FGTS)
- Apuração de débitos e créditos tributários federais
- Geração do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF)
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
- Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF).
Para conferir todos os eventos previstos no eSocial, a dica é que baixe o leiaute atualizado, o que é prático também para já ir se acostumando com o novo sistema.
Por que o novo eSocial pode ser uma boa para a sua empresa
A implantação de um eSocial mais simples para as empresas brasileiras vem cercada de grande expectativa. Afinal, se confirmada a promessa de menor burocracia, os gestores poderão se dedicar mais diretamente às operações dos negócios.
Como estamos falando de um processo automatizado, espera-se que haja redução não apenas de custos, mas no tempo destinado ao cumprimento das obrigações. Ainda que o preenchimento de algumas guias por vezes dependa mais do contador, é inegável a responsabilidade do empreendedor em participar do processo.
Outro ganho esperado é o de menor uso e circulação de informações em papel, com armazenamento eletrônico dos dados. Vale lembrar que essa foi uma das principais vantagens percebidas também na época de implantação da NF-e.
Ao utilizar um sistema automatizado, o empreendedor também conquista um aliado na organização das informações sobre os seus colaboradores, embora isso possa demandar ajustes internos.
Para a adesão ao eSocial, as empresas podem ter que investir em novos sistemas, mas a alteração mais marcante em sua rotina deve se dar na integração exigida para que tudo funcione bem. Por menor que seja a estrutura, as áreas de gestão, financeira, vendas e recursos humanos, por exemplo, precisam estar alinhadas para que não haja divergências nos dados informados.
Se isso representa um desafio, também significa uma boa oportunidade de, enfim, implantar uma gestão integrada e automatizada, que tantos ganhos pode gerar para o negócio como um todo.
Você já está preparado para o eSocial?
Neste artigo, vimos as principais características da versão do eSocial mais simples para empresas, que começa a ser implantado a partir de janeiro no Brasil.
Antes de encerrarmos, vale relembrar da necessidade de se adequar e conhecer o novo sistema. O programa não foi anunciado hoje, ele já vem sendo discutido há anos, mas agora não há mais tempo a perder. Em cerca de um ano, todas as empresas, inclusive as pequenas, terão de encarar essa importante mudança na gestão.
Se você ainda não se considera preparado, é bom começar logo.