Documentos úteis para o gestor escolar

documentos-gePara aprimorar os processos administrativos da gestão escolar, é essencial o bom uso de impressos como planilhas, formulários e ofícios de obras que ajudam a organizar as informações

Documentos de uso interno da escola

1. Descrição do projeto  Depois da reunião com o conselho escolar, materialize as decisões em um documento como este, que pode servir também para solicitar os recursos necessários para a secretaria de Educação ou para iniciar um processo de uso de recursos próprios.

2. Relação dos pagamentos individualizados por contrato  Na montagem do processo, mantenha um registro detalhado de cada etapa de pagamento por programa ou projeto executado.

3. Ficha de acompanhamento da movimentação bancária  Para acompanhar a movimentação bancária, vale a pena fazer uma ficha de acompanhamento, que servirá também para a prestação de contas.

4. Orçamento de serviços (roteiro)  Explicação de como levantar orçamentos para a contratação de uma empresa prestadora de serviços.

5. Prontuário ou pasta individual do aluno  Lista dos documentos que devem integrar o prontuário de cada aluno, de acordo com a faixa etária que a escola abrange. As pastas devem ser montadas sempre no início do ano letivo.

Processo de prestação de contas

1. Plano de trabalho  O documento detalha de maneira minuciosa o andamento de um mesmo projeto e mostra como os recursos foram empregados em cada fase.

2. Relatório de execução físico-financeira  Este formulário deve ser preenchido pela Unidade Executora de acordo com os dados contidos no Plano de Trabalho. O registro serve para detalhar os valores aplicados dentro de um período de tempo. Serve também para avaliação do órgão financiador quanto aos objetivos atingidos e maneira como os recursos foram aplicados.

3. Execução da receita e da despesa  A declaração é o registro dos valores recebidos para aplicação no projeto (as receitas) – que inclui os rendimentos de aplicações financeiras – e das despesas realizadas na sua execução.

4. Relação de bens (adquiridos, produzidos ou construídos com recursos recebidos)  Resultado da aplicação de recursos públicos, equipamentos e material permanente – ou seja, os bens móveis adquiridos ou produzidos e os bens imóveis construídos – devem ser declarados e estar em conformidade com o Plano de Trabalho aprovado.

5. Instruções e recomendações sobre aplicação de DMPP  Orientações sobre como montar o processo de prestação de contas de Despesa Miúda de Pronto Pagamento (DMPP) – trata-se de uma verba oriunda da arrecadação de ICMS, destinada à compra de produtos usados no dia-a-dia da escola, como cola, papel sulfite e desinfetante, sem o objetivo de fazer estoque.

6. Balancete de prestação de contas  Serve para documentar as despesas da escola. Deve ser preenchido com os números das notas fiscais, as empresas fornecedoras e os valores pagos, sempre que a instituição receber verba para DMPP. Os demais códigos estão na nota de empenho (documento que contém os dados sobre a verba depositada, enviado pela diretoria de ensino).

7. Pesquisa prévia para aquisição de DMPP e materiais de consumo  Para cada produto que deseja adquirir, a escola deve fazer uma pesquisa prévia de preços. Os valores levantados são explicitados nesse documento, junto com o da nota fiscal da compra. No campo “unidade”, o diretor informa se o item se trata de pacote, unidade, caixa etc. Especificação, quantidade e preço dispensam explicação.

8. Demonstrativo da execução da receita e da despesa e relação de pagamentos efetuados  Tem o objetivo de demonstrar os pagamentos feitos pela Associação de Pais e Mestres. O diretor executivo da APM deve listar as notas fiscais dos produtos adquiridos com a verba do Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE), recebida anualmente, e os valores gastos. Nesse caso, também é necessário realizar pesquisa de preços.

9. Termo de doação  Tudo o que se compra com verba federal destinada a APM deve ser doado à Secretaria de Educação Estadual, passando a integrar o patrimônio público (a escola não é dona dos objetos que abriga). Ao preencher esse termo, a máquina fotográfica e os pufes da sala de leitura, por exemplo, ganham uma chapinha com um número, que constará no inventário da instituição.

10. Relatório de prestação de contas – Programa Escola da Família  Trata-se de mais uma planilha de prestação de contas, só que destinada às instituições que integram o Programa Escola da Família e que recebem verba da Fundação para o Desenvolvimento da Educação (FDE). O projeto, porém, foi encerrado na maioria das UEs.

11. Relatório de prestação de contas – manutenção preventiva  A cada três meses, a Associação de Pais e Mestres recebe uma verba da Fundação para o Desenvolvimento da Educação (FDE), destinada à manutenção do prédio. Essa verba pode ser usada para trocar vidros, desentupir banheiros, consertar muros etc.. Na planilha, o diretor executivo da APM deve listar as notas fiscais de todos os materiais ou serviços adquiridos. Em “conciliação bancária”, entram os valores gastos, sem discriminação.

12. Conferência de documento fiscal e comunicação de incorreções  Serve para as notas fiscais emitidas com rasura. O diretor deve preencher o código correspondente à irregularidade, especificar a informação correta e voltar à empresa para pedir que o responsável carimbe e assine o documento.

Via GestãoEscolar

Nova NF-e Nacional unificará emissão fiscal no país a partir de 2026

Empresas devem iniciar adaptações já em 2025 para atender ao novo modelo fiscal, que conviverá com o sistema atual até 2033.

16/06/2025

 

A partir de julho de 2025, empresas de todo o país iniciarão a fase de testes da nova Nota Fiscal Eletrônica Nacional (NF-e Nacional). O modelo, que substituirá os sistemas estaduais atualmente utilizados para emissão de documentos fiscais, será obrigatório em 2026.

A mudança faz parte do processo de simplificação fiscal promovido pela Reforma Tributária, sancionada em 2024, e exigirá das empresas uma reestruturação profunda em seus sistemas fiscais e operacionais. O prazo de adaptação é considerado apertado por especialistas, especialmente diante da complexidade tributária brasileira e da necessidade de operarem dois modelos fiscais simultaneamente até 2033.

 

O que é a NF-e Nacional

A Nota Fiscal Eletrônica Nacional foi desenvolvida para unificar os sistemas estaduais de emissão de notas fiscais no Brasil. O novo modelo será obrigatório para todos os contribuintes que emitem a NF-e modelo 55 (Nota Fiscal de Produtos) e a NFC-e modelo 65 (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica).

Além da unificação, a NF-e Nacional já está estruturada para atender às novas exigências trazidas pela Reforma Tributária. O documento fiscal terá campos específicos para a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e para o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), que substituirão tributos como PIS, Cofins, ICMS, IPI e ISS.

 

Fase de testes e cronograma de implantação

A implantação da NF-e Nacional começará com uma fase de testes a partir de julho de 2025. Essa etapa permitirá que empresas, desenvolvedores de software e órgãos fiscais ajustem seus sistemas e processos ao novo modelo.

A partir de 2026, a emissão da NF-e Nacional passará a ser obrigatória em todo o país. No entanto, o sistema atual de emissão continuará válido até 2032, com a possibilidade de prorrogação até 2033. Durante esse período, as empresas terão que administrar simultaneamente dois regimes fiscais: o modelo vigente e o novo modelo nacional.

Essa convivência prolongada exigirá investimentos em tecnologia, parametrização de sistemas e treinamento de equipes para garantir a conformidade tributária em ambas as modalidades.

 

Impactos da NF-e Nacional para as empresas

A implementação da NF-e Nacional exigirá uma série de ajustes nos sistemas de gestão (ERPs) das empresas. Será necessário:

Reconfigurar os parâmetros de emissão fiscal para atender ao novo layout da nota;
Ajustar regras de validação e cálculos tributários;
Adaptar processos internos para tratar das novas obrigações fiscais;
Garantir a correta apuração e escrituração dos novos tributos CBS e IBS.
Especialistas alertam que empresas que não iniciarem o processo de adequação com antecedência podem enfrentar riscos significativos, como autuações fiscais, inconsistências nos documentos e perda de produtividade.

Segundo a Receita Federal, a adaptação é fundamental para evitar falhas operacionais durante o período de transição e para assegurar que a apuração dos créditos tributários ocorra corretamente.

 

Desafios da convivência entre dois modelos fiscais

Um dos maiores desafios para as empresas será a convivência entre o modelo atual e a NF-e Nacional até 2033. Durante esse período, será necessário emitir notas fiscais em ambos os sistemas e manter o controle rigoroso sobre a apuração de tributos nos dois modelos.

Além disso, ainda existem pontos indefinidos sobre a Reforma Tributária que impactam diretamente a operacionalização da NF-e Nacional, como a definição da alíquota final da CBS e do IBS. Estimativas indicam que a carga tributária somada desses novos tributos poderá ultrapassar 25%, o que reforça a necessidade de planejamento financeiro e fiscal.

 

Vantagens esperadas com a nova NF-e

Entre os benefícios da NF-e Nacional estão:

Maior simplificação no processo de emissão fiscal;
Redução da cumulatividade dos tributos;
Maior transparência na apuração de créditos fiscais;
Integração facilitada entre os entes federativos;
Padronização nacional das regras fiscais.
De acordo com o Ministério da Fazenda, a nova nota fiscal eletrônica faz parte de um esforço para modernizar o sistema tributário brasileiro e reduzir a complexidade fiscal que hoje impõe altos custos de conformidade às empresas.

 

Urgência na adaptação

Diante do cronograma estabelecido, especialistas recomendam que as empresas iniciem imediatamente o planejamento e a atualização de seus sistemas. Segundo a Receita Federal, o período de testes será crucial para que empresas e fornecedores de software possam validar o correto funcionamento das novas exigências.

“Empresas que deixarem para adaptar seus sistemas apenas na véspera da obrigatoriedade correm sérios riscos de não conseguir cumprir os novos requisitos fiscais, o que pode gerar autuações e prejuízos operacionais”, alertou a Receita em nota técnica.

Além da atualização tecnológica, será necessário capacitar as equipes envolvidas no processo de emissão fiscal, incluindo áreas de contabilidade, tecnologia da informação e operação logística.

 

Próximos passos para as empresas

Para garantir uma transição segura, as empresas devem:

Verificar com seus fornecedores de ERP a disponibilidade de atualizações compatíveis com a NF-e Nacional;
Iniciar o mapeamento de processos internos que precisarão de ajustes;
Acompanhar a publicação de normas complementares da Receita Federal e dos fiscos estaduais e municipais;
Participar ativamente da fase de testes para identificar possíveis falhas antes da obrigatoriedade.

Com informações adaptadas da Agência Noar

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