Para aprimorar os processos administrativos da gestão escolar, é essencial o bom uso de impressos como planilhas, formulários e ofícios de obras que ajudam a organizar as informações
Documentos de uso interno da escola
1. Descrição do projeto Depois da reunião com o conselho escolar, materialize as decisões em um documento como este, que pode servir também para solicitar os recursos necessários para a secretaria de Educação ou para iniciar um processo de uso de recursos próprios.
2. Relação dos pagamentos individualizados por contrato Na montagem do processo, mantenha um registro detalhado de cada etapa de pagamento por programa ou projeto executado.
3. Ficha de acompanhamento da movimentação bancária Para acompanhar a movimentação bancária, vale a pena fazer uma ficha de acompanhamento, que servirá também para a prestação de contas.
4. Orçamento de serviços (roteiro) Explicação de como levantar orçamentos para a contratação de uma empresa prestadora de serviços.
5. Prontuário ou pasta individual do aluno Lista dos documentos que devem integrar o prontuário de cada aluno, de acordo com a faixa etária que a escola abrange. As pastas devem ser montadas sempre no início do ano letivo.
Processo de prestação de contas
1. Plano de trabalho O documento detalha de maneira minuciosa o andamento de um mesmo projeto e mostra como os recursos foram empregados em cada fase.
2. Relatório de execução físico-financeira Este formulário deve ser preenchido pela Unidade Executora de acordo com os dados contidos no Plano de Trabalho. O registro serve para detalhar os valores aplicados dentro de um período de tempo. Serve também para avaliação do órgão financiador quanto aos objetivos atingidos e maneira como os recursos foram aplicados.
3. Execução da receita e da despesa A declaração é o registro dos valores recebidos para aplicação no projeto (as receitas) – que inclui os rendimentos de aplicações financeiras – e das despesas realizadas na sua execução.
4. Relação de bens (adquiridos, produzidos ou construídos com recursos recebidos) Resultado da aplicação de recursos públicos, equipamentos e material permanente – ou seja, os bens móveis adquiridos ou produzidos e os bens imóveis construídos – devem ser declarados e estar em conformidade com o Plano de Trabalho aprovado.
5. Instruções e recomendações sobre aplicação de DMPP Orientações sobre como montar o processo de prestação de contas de Despesa Miúda de Pronto Pagamento (DMPP) – trata-se de uma verba oriunda da arrecadação de ICMS, destinada à compra de produtos usados no dia-a-dia da escola, como cola, papel sulfite e desinfetante, sem o objetivo de fazer estoque.
6. Balancete de prestação de contas Serve para documentar as despesas da escola. Deve ser preenchido com os números das notas fiscais, as empresas fornecedoras e os valores pagos, sempre que a instituição receber verba para DMPP. Os demais códigos estão na nota de empenho (documento que contém os dados sobre a verba depositada, enviado pela diretoria de ensino).
7. Pesquisa prévia para aquisição de DMPP e materiais de consumo Para cada produto que deseja adquirir, a escola deve fazer uma pesquisa prévia de preços. Os valores levantados são explicitados nesse documento, junto com o da nota fiscal da compra. No campo “unidade”, o diretor informa se o item se trata de pacote, unidade, caixa etc. Especificação, quantidade e preço dispensam explicação.
8. Demonstrativo da execução da receita e da despesa e relação de pagamentos efetuados Tem o objetivo de demonstrar os pagamentos feitos pela Associação de Pais e Mestres. O diretor executivo da APM deve listar as notas fiscais dos produtos adquiridos com a verba do Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE), recebida anualmente, e os valores gastos. Nesse caso, também é necessário realizar pesquisa de preços.
9. Termo de doação Tudo o que se compra com verba federal destinada a APM deve ser doado à Secretaria de Educação Estadual, passando a integrar o patrimônio público (a escola não é dona dos objetos que abriga). Ao preencher esse termo, a máquina fotográfica e os pufes da sala de leitura, por exemplo, ganham uma chapinha com um número, que constará no inventário da instituição.
10. Relatório de prestação de contas – Programa Escola da Família Trata-se de mais uma planilha de prestação de contas, só que destinada às instituições que integram o Programa Escola da Família e que recebem verba da Fundação para o Desenvolvimento da Educação (FDE). O projeto, porém, foi encerrado na maioria das UEs.
11. Relatório de prestação de contas – manutenção preventiva A cada três meses, a Associação de Pais e Mestres recebe uma verba da Fundação para o Desenvolvimento da Educação (FDE), destinada à manutenção do prédio. Essa verba pode ser usada para trocar vidros, desentupir banheiros, consertar muros etc.. Na planilha, o diretor executivo da APM deve listar as notas fiscais de todos os materiais ou serviços adquiridos. Em “conciliação bancária”, entram os valores gastos, sem discriminação.
12. Conferência de documento fiscal e comunicação de incorreções Serve para as notas fiscais emitidas com rasura. O diretor deve preencher o código correspondente à irregularidade, especificar a informação correta e voltar à empresa para pedir que o responsável carimbe e assine o documento.
